Opbergen en lockerbeheer

The next generation storage and delivery

De behoefte aan opbergruimte verandert door nieuwe manieren van werken, leren, sporten en vrijetijdsbesteding. Vast toegewezen opbergruimte is daarom niet altijd meer de optimale oplossing. Met Qeeper kan een organisatie elk van hun opbergoplossingen eenvoudig monitoren, beheren en controleren. Het sluitsysteem stelt organisaties in staat om de behoefte aan opbergruimte adequaat in te vullen. Hiervoor is niet langer de tussenkomst van de beheerder nodig. De toewijzing van lockers kan door gebruikers zelf worden geregeld met een persoonlijke kaart of een smartphone.

Het Qeeper-systeem biedt een flexibele en in hoge mate configureerbare opbergservice. Het is bij uitstek geschikt voor onderwijs- en zorginstellingen, kantoor- en productieomgevingen en sport- en recreatiefaciliteiten. De opbergservice kan worden gebruikt door geregistreerde gebruikers, maar ook door anonieme gastgebruikers, bijvoorbeeld met een zelf gekozen pincode, barcode of ongeregistreerde RFID-kaart.

Statische en/of dynamische lockertoewijzing

De opbergservice biedt twee hoofdmogelijkheden voor lockertoewijzing: statisch en dynamisch.

Statisch toegewezen lockers

Deze zijn het meest geschikt voor locaties waar dezelfde persoon langdurig toegang heeft tot zijn/haar locker (bijv. een werknemer die elke dag aanwezig is en werkkleding draagt). Statische lockers worden toegewezen door een (facilitaire) beheerder  en zijn toegankelijk totdat de toegang wordt opgeheven.

Dynamisch toegewezen lockers

Deze kunnen door de gebruiker worden geclaimd of door een (facility) manager worden toegewezen voor een vooraf bepaalde hoeveelheid tijd (instelbaar per gebruiker). Bijvoorbeeld voor een wisselende locker in een fitnessclub of een evenement locker op een festival. Als de gebruiksduur of eindtijd van een locker is geconfigureerd, is het mogelijk om in te stellen wat er moet gebeuren als de gebruiker de locker na afloop van de looptijd nog niet actief heeft vrijgegeven. Hiervoor zijn onder andere de volgende opties beschikbaar:

• De actieve gebruiker kan de locker nog steeds openen.
• De actieve gebruiker kan de locker nog een keer openen waarna de locker wordt vrijgegeven.
• De locker wordt geblokkeerd.
• De locker wordt automatisch vrijgegeven en is beschikbaar voor een nieuwe gebruikssessie.

Statische en dynamische toewijzingen kunnen tegelijkertijd in gemengde vorm worden gebruikt en worden afgestemd op de specifieke behoeften van een klant. Alle aspecten van de opbergservice kunnen worden geconfigureerd en aangepast aan de specifieke gebruiksbehoeften van de klant.

Voor beide toewijzingsopties is het mogelijk om in de algemene configuratie in te stellen dat aan een geregistreerde gebruiker binnen een (sub)domein of lockergroep maximaal één locker kan worden toegewezen. Ook is het mogelijk om in te stellen dat er geen beperkingen zijn voor het aantal lockers per gebruiker.

Geavanceerde gebruiksscenario’s:

• Gedeelde TEAM lockers: een locker kan worden toegewezen aan meerdere individuele gebruikers of aan een groep gebruikers. Het toewijzen/verwijderen van gebruikers aan deze groep kan automatisch worden georganiseerd voor alle gedeelde lockers van deze specifieke groep.
• TEAM-gebaseerde lockerbeperking: de mogelijkheid om gebruikers aan een team toe te wijzen,beperkingen op het gebruik van lockers af te dwingen of exclusieve privileges per team toe te kennen. Bijvoorbeeld, een team op directieniveau dat exclusieve toegang heeft tot lockers op een afdeling terwijl andere teams dat niet hebben).
• Automatische vrijgave van lockers: vooraf geconfigureerde vrijgave van dynamische lockers aan het einde van een bepaalde periode, het informeren van de (facilitaire) beheerder over lockers die zijn verlopen, enzovoort.

Wat heb je nodig?

noodzakelijk component *

Qeeper Pro controller *

Controllers zijn alles-in-een-netwerkapparaten die dienen te worden aangesloten op een stopcontact en op een ethernet-netwerkaansluiting. De controllers staan rechtstreeks in verbinding met de Qeeper-cloudserver.

Op dit moment zijn er drie generaties Qeeper-controllers beschikbaar. De QL12, de QL24 en de nieuwe, compacte en meer geavanceerde Qeeper PRO-controller. Deze is geschikt voor het aansturen van 16 bekabelde sloten. De PRO controller beschikt over eigen software waarmee offline werken en het aansturen van sloten bij netwerkuitval mogelijk is in combinatie met een Qeeper RFID-reader.

Alle communicatie tussen de Qeeper-server en de controllers is versleuteld via het industriestandaard AES256 encryptie-algoritme.

Bekabelde elektronische sloten *

Het Qeeper systeem werkt met verschillende elektronisch bekabelde sloten en is niet afhankelijk van één bepaald slottype of merk. Het kan bijvoorbeeld handig zijn dat de deur direct open springt (pop open) of dat de deur pas opent nadat de gebruiker het deurtje fysiek activeert om te openen (push open). Het systeem herkent de verschillende type sloten automatisch en stelt zich daarop in.

Bestaande projecten waarbij al elektronisch bekabelde sloten zijn ingezet, kunnen door het Qeeper systeem naadloos worden overgenomen en eventueel van een ander slottype worden voorzien. Er kunnen zelfs meerdere slottypen door elkaar worden gebruikt. Revitaliseren, upgraden en aanvullen van bestaande lockeropstellingen met nieuwe producten kan vanzelfsprekend ook.

Qeeper beheermenu *

De Qeeper-beheersoftware is web-based. Er hoeft geen software te worden geïnstalleerd op apparaten die worden gebruikt om het lockersysteem te beheren. Het beheermenu is georganiseerd in een

logische structuur en is intuïtief te gebruiken.

Facility managers en servicemedewerkers kunnen het Qeeper-systeem monitoren en beheren vanaf elk apparaat met internettoegang. De web-app is gebouwd met een responsief ontwerp en past zich aan elke schermgrootte waarop deze wordt geopend, zoals een smartphone, tablet of een desktopcomputer. Het Qeeper management systeem ondersteunt meerdere moderne desktop- of mobiele webbrowsers.

Mylocker app

De gebruiksfunctionaliteit van het Qeeper lockersysteem kan worden uitgebreid met de Mylocker app. Optioneel kunnen gebruikers de MyLocker-app op hun smartphone installeren.

Gebruikers kunnen na accountregistratie inloggen op de MyLocker-app. De gebruikers kunnen vervolgens hun locker claimen, openen en vrijgeven met de app. Het gebruik van de Mylocker app verbetert de Qeeper toegangscontrolebeveiliging omdat de meeste moderne smartphones een biometrisch of ten minste met pincode beschermd toegangsscherm hebben.

Bij gebruik van de app kan de gebruiker meldingen over de status van zijn of haar locker inschakelen. Hij/zij wordt dan geïnformeerd over de het gebruik van de locker. De app pusht ook notificaties m.b.t. de Click & Collect service.

Qeeper RFID reader

Een RFID-reader is een optioneel component en is niet strikt noodzakelijk voor de aansturing van het Qeeper systeem. Het Qeeper systeem ondersteunt verschillende openingsmethoden. Met de basiscomponenten kan een locker worden geopend via een webapplicatie of de Mylocker app.

In veel gevallen beschikken instellingen al over systemen die authenticatie via RFID vereisen, zoals toegangscontrole tot de parkeerplaats of het gebouw, betaling in de bedrijfskantine, gebruik van de printers, etc. Het locker management systeem is daarom ook uitgerust voor het gebruik van RFID, zodat een manager en/of gebruiker in staat is om een locker te openen met een persoonlijke pass.

Standaard ondersteunde RFID-systemen zijn:

• Mifare Classic
• Desfire EV1/EV2
• Legic
• 125KHz LF
  

Hoe gebruik je de Qeeper RFID reader?

Scan een kaart

De RFID-lezer toont een Qeeper-logo op het beeldscherm en nodigt een gebruiker uit om zijn/haar kaart te scannen bij de kaartlezer. Zodra de gebruiker zijn/haar kaart op het scherm heeft gescand, piept de kaartlezer kort bij een succesvol gevalideerde kaart. Als de kaart wordt geweigerd, volgt een lange pieptoon en wordt dit ook op het scherm getoond.

Een locker claimen en/of openen

Afhankelijk van het feit of de gebruiker al een locker heeft, of rechten heeft om er een te claimen, zal de betreffende locker worden toegewezen en/of geopend. Het display van de RFID lezer toont het lockernummer gedurende 3 seconden en keert dan terug naar de ruststand. De volgende gebruiker kan zijn kaart al direct na de vorige scannen. Er hoeft niet te worden gewacht tot de kaartlezer terugkeert naar de ruststand.

Een locker vrijgeven - scan de kaart opnieuw en bevestig

Als de gebruiker zijn of haar locker niet meer wil gebruiken en wil vrijgeven, hoeft hij of zij alleen maar de kaart een tweede keer te scannen zodra de locker geopend is. Hierna wordt de gebruiker om een bevestiging gevraagd zodat de locker kan worden vrijgegeven. Als de kaart opnieuw wordt gescand terwijl de locker open is, wordt er een bevestigingsvraag op het

display van de kaartlezer getoond met de vraag of de gebruiker het gebruik van de locker echt wil stoppen en deze wil vrijgeven. De gebruiker dient op het groene  “Yes” symbool te klikken om de vrijgave

te bevestigen, of op het rode “No” symbool als de locker in gebruik moet blijven. Als er binnen 6 seconden geen keuze wordt gemaakt, keert de kaartlezer terug naar het startscherm en wordt de locker niet vrijgegeven.

Open only

De PRO controller beschikt over unieke software die offline aansturing van sloten mogelijk maakt in geval van netwerkuitval in combinatie met een Qeeper RFID reader. Dit betekent dat een gebruiker aan wie een locker is toegewezen, zijn/haar locker kan blijven openen met een kaart. In de "Open only" modus is het niet mogelijk om een locker met een kaart te claimen.

Qeeper touchscreen terminal

Een touchscreen terminal is een optioneel component en is niet strikt noodzakelijk voor de aansturing van het Qeeper systeem. Alle opbergfuncties zijn ook beschikbaar via de MyLocker smartphone-app. Touchscreen terminals krijgen de voorkeur op locaties waar de gebruikersomgeving van de locker vaak verandert, waar gebruikers hun smartphone niet mogen of willen gebruiken om toegang tot de lockers te krijgen of waar een gastgebruiker zelf een locker kan claimen bij onbeheerde lockers.

Als alleen de opbergservice wordt gebruikt, dan geeft het display een raster met alle aangesloten opbergvakken weer. Hierop is duidelijk te zien welke vakken in gebruik zijn. Afhankelijk van de systeemconfiguratie kan een gebruiker een vrije locker selecteren en deze koppelen aan zijn/haar account in combinatie met een PIN-code, RFID-kaart en/of (web)app. Met één van deze beschikbare opties kan de gebruiker een locker (tijdelijk) claimen en/of openen.

De gebruikersinterface die wordt weergegeven op het scherm is volledig aanpasbaar aan de behoeften van de klant - het logo, het kleurthema en de grafische elementen van de organisatie kunnen worden toegepast om de gebruikerservaring echt persoonlijk te maken. De terminals zijn ook meertalig en kunnen worden vertaald (en aangepast) naar alle door de klant gewenste talen.

Barcode/QR-code reader

Een barcode/QR-code reader is een optioneel component en is niet strikt noodzakelijk voor de aansturing van het Qeeper systeem. In sommige gevallen kan het wel handig zijn om een barcode reader in te zetten.

Een QR-code wordt veelal toegepast voor tijdelijke evenementen. De code wordt als eenmalig authenticatiemiddel via email toegezonden, al dan niet tegen betaling. Hiermee kan de gebruiker door het scannen van de QR-code zijn/haar tijdelijk toegewezen locker openen.